Avant de vous révéler les 5 étapes pour s’organiser au quotidien, voyons ce que veut dire “s’organiser”, par définition cela veut dire “Prendre les dispositions convenables en vue d’un résultat déterminé” (selon la définition du Larousse).
Êtes-vous dans l’une des situations suivantes ?
- Vous avez tendance à remettre à plus tard de petites tâches et vous êtes donc souvent submergé(e) par toutes ses petites choses au point que vous ne savez plus par où commencer.
- Vous avez tellement de choses à faire et à penser que vous faites beaucoup de chose à la dernière minute ou même des fois, vous en oubliez…
- Vous êtes une multipassionnée et vous voulez faire pleins de choses. Vous avez dix mille idées à la seconde. Du coup, vous êtes en conflit avec les choses que vous voulez faire et les choses que vous devez faire… vous vous sentez frustré(e).
Si vous êtes dans un ou plusieurs cas cités ci-dessus, je suis sûre que vous savez au fond de vous le pourquoi de votre frustration. Ce n’est pas le temps qui vous manque, mais de l’organisation. Vous n’êtes pas la seule dans cette situation, alors pas d’inquiétude, j’ai un plan !
Ça veut dire quoi s'organiser ?
Dans la société actuelle, on veut toujours faire plus vite, toujours en faire plus. Il en résulte souvent un surmenage et pire encore un burn-out. Mais ce n’est pas une fatalité !
Le cerveau, c’est comme un ordinateur, si vous ne lui donnez pas une structure et des systèmes pour s’organiser, il ne le fera pas tout seul. Du coup à chaque fois que vous vous dites “Ah ! Il ne faut pas que j’oublie de faire ça !”, et bien votre cerveau le stocke avec toutes les autres choses que vous devez faire et ça devient vite le chaos.
Il est donc essentiel de faire le trie et de planifier le tout, enfin d’être organisé au quotidien et d’arrêter de courir partout.
Être désorganisée n’est pas une fatalité, une fois que vous en avez pris conscience, il va falloir réorganiser vos pensées et les planifier une fois pour toutes.
Alors que veut dire “s’organiser”, par définition cela veut dire “Prendre les dispositions convenables en vue d’un résultat déterminé” (selon la définition du Larousse).
Afin de vous organiser en prenant des dispositions “convenables” en vue d’accomplir ce que vous voulez, je vais vous donner 5 étapes simples à suivre :
- Faire le vide dans vos pensées
- Mettre en ordre en priorisant
- Créer des limites
- Planifier
- S’engager
Vous avez peut-être lu et relu quelques une de ces étapes dans d’autres ressources sur internet, mais si vous êtes là à m’écouter (me lire), c’est que vous ne les avez pas mis en place.
Ne pas faire ces étapes vous ralentit et peut vous mener au burn-out dans les périodes intenses de votre vie. Alors, ne serait-ce pas plus simple et raisonnable de les mettre en place dès aujourd’hui pour prévenir toute sorte de surmenage et d’accomplir plus en moins de temps??
Étapes 1 – Faire le vide dans ses pensées et ses idées !
On a tous beaucoup de choses à penser et même si certains ont une très bonne mémoire, je ne suis pas convaincue que vous n’ayez jamais rien oublié de faire… Alors, pour commencer, vous devez être clair dans vos pensées et vos tâches. Cela vous aidera à rester concentré pendant que vous travaillez et vous saurez exactement quoi faire ensuite ! Vous aurez donc un malin plaisir à rayer les choses de votre liste.
Comment faire ?
Faites le vide dans votre esprit de toutes les tâches, le travail et les courses qui tourbillonnent dans votre tête en les écrivant sur papier. Rassemblez-les tous en un seul endroit afin que vous puissiez planifier. Vous devez y Inclure toutes les tâches que vous devez faire, vos projets, vos idées, vos achats à faire, les appels téléphoniques ou email à faire, en bref tout ce qui vous passe à l’esprit, que ce soit des tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. Ne vous préoccupez pas de classer, mettre en ordre ou de rendre cela jolie, écrivez tout comme ça vous vient, nous y reviendrons plus tard.
CONSEIL : Prenez vraiment le temps de faire cette démarche. Baladez vous dans votre maison, pièce par pièce, pour trouver des choses à noter, parcourez votre boîte de réception, vos papiers et regardez dans votre téléphone pour compléter votre liste!
Cette liste n’est pas exhaustive et vous aurez des choses a rajouter plus tard. Pas de soucis, il vous suffira juste de réajuster votre planning à fur et à mesure.
Étapes 2 – Mettre en ordre en priorisant !
Sans priorités, vous pouvez vous sentir dépassé et frustré de ne pas faire de progrès sur ce qui compte le plus pour vous. Établissez des priorités pour protéger votre temps et votre énergie et ne pas être distraite par pleins de petites choses sans grande importance.
Votre temps et énergie sont précieux et nous disposons malheureusement que d’un nombre défini d’heures par jour. Il est donc difficile de faire tout ce que l’on devrait ou voudrait faire. Mais il y a de nombreuses tâches qui peuvent être supprimées ou déléguées vous laissant plus de temps pour vous focaliser sur ce qui compte vraiment pour vous et vous fera avancer plus rapidement vers vos objectifs. Prioriser vous aidera à aller vous coucher avec la satisfaction d’avoir accompli des choses importantes dans vos journées.
Donc, nous allons maintenant utiliser la Matrice Eisenhower pour classifier toutes vos tâches. Cette matrice aide à hiérarchiser facilement vos tâches et à savoir quoi en faire. C’est d’une simplicité trompeuse, mais aussi un moyen extrêmement efficace d’établir des priorités !
Prenez les tâches listées en étape 1 et classez-les dans l’une des 4 sections de la matrice :
- Important et urgent. Toutes les choses à faire en priorité dues à un engagement ou soumises à une échéance.
- Important, mais pas urgent. Toutes les choses à traiter rapidement, soumises à une échéance qui approche.
- Urgent, mais pas important. Toutes les choses qui peuvent attendre ou être déléguées.
- Pas important et pas urgent. Toutes les choses sans échéance dont il est possible de reporter, ou supprimées sans qu’il ait d’incidence notable.
Mettons-nous en situation pour comprendre mieux le concept.
Disons que votre liste comprend les tâches suivantes :
- Faire la vaisselle
- Changer une ampoule à la salle de bain
- Aller chercher les enfants à l’école
- Enregistrer votre podcast pour lundi prochain
- Appeler votre mère pour avoir de ses nouvelles
- Regarder le dernier épisode de votre série préférée
- Continuer votre formation en ligne pour devenir un as sur Pinterest
Chaque personne aura des priorités différentes, mais vous êtes d’accord que toutes ces choses ne sont pas du même niveau ? Alors voici un exemple de priorisation :
- Important et urgent : Aller chercher les enfants à l’école
- Important, mais pas urgent : Appeler votre mère pour avoir de ses nouvelles, Continuer votre formation en ligne pour devenir un as sur Pinterest, Enregistrer votre podcast pour lundi prochain
- Urgent, mais pas important : Faire la vaisselle, Changer une ampoule à la salle de bain (cela peut être délégué)
- Pas important et pas urgent : Regarder le dernier épisode de votre série préférée
Une fois que vous avez tout classé, regardez ce qu’il y a dans chaque catégorie et hiérarchisez-les en numérotant les tâches dans l’ordre qu’elles doivent être accomplies. Faites cela pour chaque catégorie.
Étapes 3 – Créer ses limites
Maintenant que vous avez sérieusement réfléchi à vos priorités pour les différentes parties de votre vie (travail, famille, développement personnel, etc.), il est temps de mettre en place des limites pour protéger ces priorités.
Il faut arrêter de penser que prioriser et créer des limites vous limite cruellement et enlève une part de liberté. Considérez-les plutôt comme des promesses faites à vous-même.
Par exemple, l’une de mes priorités est le sommeil. J’ai besoin d’environ 7 à 8 heures pour être pleinement reposée et être super en forme au levé. Je me suis donc fait la promesse d’être au lit et de lire tous les soirs au plus tard à 22 heures et de me lever au plus tôt à 5 heures du matin. Avoir priorisé mon sommeil et mis en place des règles me permet d’être en forme le matin et complètement disponible pour mon travail, ma famille et mes amis.
Pour vous aider à faire la liste de vos limites, voici quelques limites à considérer :
Travail et vie perso
L’établissement et le maintien de vos heures de travail est probablement la plus grande étape vers l’équilibre travail / vie perso. Avoir des heures de travail et des heures de repos intentionnelles signifie que votre business et votre vie privée reçoivent le temps et l’attention qu’elles méritent ! Vous êtes sous contrôle.
Il est important de commencer et de terminer votre journée de travail aux heures que vous vous êtes données. Fixer des heures aide également à être plus productif et concentré. Lorsque vous savez que votre temps est limité, vous serez plus enclin à utiliser au mieux votre temps de travail (et moins sensible aux distractions pour démarrer). Personnellement, j’ai mis en place des routines avant et après mes heures de travail pour être sûre de m’y tenir !
Je recommande également d’avoir un espace dédié à votre travail bien distinct de votre espace privé et votre espace de repos. Cela vous aidera à maintenir la délimitation Travail / vie perso.
Votre emploi du temps sous contrôle
Les règles que vous donnez à votre emploi du temps sont là pour vous aider à reprendre le contrôle de vos journées et de votre temps.
Cela peut être aussi simple que de planifier des appels clients que du lundi au jeudi et seulement les après-midis. Afin que vous puissiez être plus libre le vendredi pour finir les tâches de la semaine et planifier votre semaine de travail à venir.
Vos emails
Ah les emails…. C’est une invention géniale, mais ça peut vite devenir une vraie perte de temps si on ne se limite pas. Je vous recommande de planifier des temps précis chaque jour où vous regardez et répondez vos emails. Le monde ne s’arrêtera pas si vous ne répondez pas immédiatement à un e-mail lorsqu’il arrive !
La petite astuce et de séparer vos emails professionnels et perso. Vous pourrez ainsi les consulter à des heures dissociés et ne pas vous mélanger.
Vous pouvez également planifier votre temps sur les réseaux sociaux pour que vous y soyez que de manière intentionnelle. Cela vous évitera de vous coucher à pas d’heure à cause de vidéos sur TikTok.
Clients & les Collègues
Il est important de poser des limites avec ses clients. La principale chose à faire est de vous assurer que vous ne répondez à leur email, message, etc. que pendant vos heures dédiées au travail. Sinon, vous risquez que les gens s’habituent à vous solliciter à tout moment.
Communiquez clairement vos heures de travail et votre temps de réponse afin que les gens sachent que vous y reviendrez en temps opportun.
Famille et Amis
Les amis et la famille ne comprennent pas toujours l’auto-entrepreneuriat et le travail à la maison. Ils peuvent penser que parce que vous êtes à la maison, vous êtes disponible à tout moment… Mais vous avez du travail à faire et les interruptions constantes sont l’un des plus gros freins à la productivité. Communiquez clairement vos heures de travail et demandez à votre entourage de ne pas interrompre votre journée à moins qu’il ne s’agisse d’une urgence.
Maintenant, c’est à vous. Allez-y et commencez à faire une liste de vos limites !
Étapes 4 – Planifier et passer à l’action
Une planification qui vous convient est essentielle, enfin de faire bouger les choses dans votre sens ! Ça vous aidera également à anticiper et à éviter les retards, du coup, vous passerez du stade réactif à un stade proactif. Que vous utilisiez un support numérique ou un agenda, planifier vos tâches et envies vous propulsera vers l’avant.
Pour cela, il vous faut rattacher chacune de vos tâches à une date et une plage horaire précise. Ce qui permettra de désencombrer votre cerveau et vous serez plus disposé à effectuer l’a dites tâche à la date que vous vous êtes fixé. C’est comme un rendez-vous chez le dentiste, même si vous avez envie de le repousser, vous irez quand même.
Mais alors comment planifier toutes ses tâches que vous avez listées ! Pour bien planifier et ne pas avoir des journées trop chargées, voici comment procéder :
- Estimez le temps qu’il faut pour accomplir chacune de ces tâches du début à la fin. N’oubliez pas d’être généreux ici, ajoutez environ 20% supplémentaire au temps que vous vous donnez pour accomplir les tâches. Vous ne serez pas en mesure de faire votre meilleur travail lorsque vous êtes stressé ou pressé.
- Regroupez les tâches similaires ensemble. Vous commencerez à voir la forme de certains thèmes lorsque vous examinerez vos tâches répertoriées. En regroupant les tâches similaires, vous éviterez de submerger votre cerveau en changeant de tâches toutes les heures.
- Planifier toutes ces tâches dans votre calendrier :
- Planifiez vos tâches importantes et urgentes dans un délai d’une semaine maximum. intégrer tes tâches prioritaires à ton agenda.
- Planifiez les tâches importantes non urgentes sur un délai de 2 semaines environs
- Planifiez vos temps libres!!
CONSEIL : Je vous conseil d’avoir au grand maximum 3 tâches prioritaires (importantes) par jour et s’il s’agit de tâche avec plusieurs étapes, essayes de la diviser en plus petites tâches et de les répartir dans la semaines.
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Étapes 5 – Signer un pacte avec Soi-même
L’engagement est un moyen efficace de respecter vos objectifs et vous pouvez y revenir chaque fois que vous vous sentez coincé ou si vous perdez votre motivation.
Lorsque vous vous engagez auprès de quelqu’un pour leur rendre service ou les rencontrer, vous vous y tenez, n’est-ce pas ? Vous allez au rendez-vous ?
Et bien faite de même avec vous-même. Donner vous rendez-vous pour suivre votre formation sur Pinterest. Donnez-vous rendez-vous pour prendre soin de vous. Toutes ces choses deviennent des non-négociables, car elles sont des choses importantes et prioritaires.
L’engagement vous aide à tenir votre emploi du temps et booste votre motivation,
Voilà ! Place à l'action 🔥
Voilà, vous connaissez à présent les 5 étapes pour organiser votre quotidien !
Une fois que vous planifiez et que vous vous engagez à faire ce qu’il y a dans votre emploi du temps, vous verrez un net progrès dans l’accomplissement de vos listes de tâches. Et vous vous rendrez compte que ce n’est pas bien sorcier une fois que vous avez bien communiqué vos limites.
Comme tous principes, la mise en pratique est le plus important. Au début, ce sera un peu difficile, mais comme toujours :
ESSAYER – AJUSTER – RECOMMENCER.
Et cela jusqu’à ce que vous trouviez l’équilibre qui VOUS convient.
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