Certaines de nos configurations mentales nuisent à notre Productivité. Il est donc important d’en prendre conscience et d’y remédier afin de partir sur de bonnes bases
Si vous êtes parfois frustré par le peu que vous accomplissez pendant votre journée de travail, vous n’êtes pas seul. Il est courant d’avoir le sentiment d’avoir été occupé toute la journée mais d’avoir l’impression de n’avoir rien fait d’important. Qui plus est, si vous êtes entrepreneur, vous êtes probablement encore plus débordé, surchargé de travail et stressé que bon nombre de vos collègues du monde de l’entreprise. Vous portez plus de chapeaux avec moins de ressources.
Maîtriser la Productivité et bien gérer son temps ne veut pas dire que vous pouvez optimiser chaque minute de votre temps. Vous n’êtes pas un robot et vous n’avez pas une énergie illimitée. Mais nous sommes, pour la plupart, à la recherche d’un système d’organisation et d’efficacité afin d’accomplir nos objectifs et résoudre des problèmes de notre vie.
Avant de vous lancer dans des stratégies ou processus complexes, faut-il encore savoir quelles sont les habitudes et configuration mentales qui nuisent à votre productivité et qui vous empêchent généralement de vous concentrer et de terminer vos projets.
Aujourd’hui, je souhaite partager avec vous 8 erreurs de productivité. J’espère que cela vous fournira un tremplin pour avancer dans votre quête de la gestion de temps!
Erreurs n°1: confondre le sens de urgent et important
J’ai expliqué à plusieurs reprises l’importance de la priorisation ainsi que le principe de Eisenhower. Je vous renvoie à mes anciens podcast / articles, pour comprendre ce principe en détails.
Afin de bien prioriser il faut savoir distinguer ce qui est important de ce qui est urgent.
- Les activités urgentes doivent être traitées immédiatement. Elles ont une contrainte de temps.
- Les activités importantes ont une importance stratégique ou à long terme.
En résumé, il est conseillé de prioriser les tâches importantes / urgentes, planifier les tâches importantes non-urgentes, de déléguer les tâches urgentes non importantes et afin de supprimer les tâches non-importante / non-urgentes.
La plupart d’entre nous passent leurs journées à vérifier de toute urgence des choses sans importances sur la liste de choses à faire. On se sent occupé avec encore pleins de à“faire” et donc le surmenage se fait sentir.
Alors, lorsque nous sommes vraiment stressés, nous décidons de «rassembler toute notre énergie» et de rechercher une application de productivité ou un système organisationnel pour nous aider à faire plus de choses sans importances en moins de temps. Vous voyez ou je veux en venir?
Même si nous connaissons pertinemment les choses importantes que nous devons accomplir, nous avons du mal à comprendre que quelque chose d’urgent n’est pas forcément important.
Donc, nous sommes occupés à être réactifs en ne traitant que les urgences mais toutes les choses importantes qui nous restent à faire attirent notre attention, pèsent intellectuellement. C’est la cause essentielle de ce sentiment d’insatisfaction, qui nous donne l’impression de nous n’avoir rien accompli a la fin de la semaine.
Alors comment identifier les tâches importantes ??
Il faut d’abord apprendre à vous écouter. Si vous terminez votre semaine avec le sentiment d’être extrêmement occupé, que vous n’avez rien fait, c’est un indicateur que vous passez trop de temps sur des choses sans importance.
Essayez de faire une liste de ce que vous avez réellement fait, afin de pouvoir commencer à identifier les choses sans importance qui mangent votre temps.
Si vous avez une culture de travail «rapide» ou «dynamique» qui s’articule autour de tâches urgentes, vous avez une bataille difficile à mener. Car il est bien connue que l’urgence engendre l’urgence. Vous êtes en position réactive alors que vous devriez être Proactif.
Les activités urgentes sont souvent causées par un manque de planification adéquate. Lorsque vous êtes en mode réactif il est très difficile de réserver du temps pour planifier, ce qui engendre encore plus d’urgence, c’est le un cercle vicieux.
Si vous êtes dans ce cas, ne vous faites pas trop de soucis. Même si vous êtes en mode réactif en ce moment, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas lutter contre cette dynamique. Parcourons les autres erreurs mentale pour vous aider à trouver des réponses!
Erreur n°2. Négliger les méthodes prouvées qui semblent trop simples
Si vous avez regardé des vidéos ou lu des livres sur le développement personnel et plus précisément sur la productivité, vous avez certainement entendu parler de l’approche psychologique cognitivo-comportementale. Par exemple, la mise en place d’intentions lorsque vous créez des objectifs vous mets dans une situation où vous êtes plus susceptibles d’y donner suite. Cela implique de planifier aussi bien le “quand” que le “où” vous exécuterez une tâche et comment vous surmonterez les obstacles que vous rencontrerez. Autre exemple, réduire le nombre de décisions que vous prenez en une journée réduira votre fatigue mentale et améliorera votre concentration, le fameux principe de limiter les taches importante à faire dans une journees (pour moi 3).
Mais, comme vous le pensez certainement à ce moment même, il n’y a rien de bien nouveau. Je dois vous paraître redondante. Mais alors laissez moi vous poser une question. Les avez-vous vraiment ENTIÈREMENT mise en place?? Oui vous avez probablement essayé toutes les techniques et concept, mais les avez-vous vraiment mise en place?
MON CONSEIL :
Pour chacun de vos projets importants, définissez votre prochaine action et tout ce dont vous avez besoin pour la terminer. Par exemple, si vous souhaitez vous filmer pour votre prochain episode de IGTV, décider ou vous voulez filmer, effectuer un test d’enregistrement et vérifiez que vous ayez assez de batterie dans votre téléphone! Si vous supprimez ces types d’obstacles pratico-pratiques avant de démarrer, ils ne mangeront pas votre temps de concentration et vous serez plus aptes à finir votre vidéo en moins de temps. L’eternel, prendre du temps pour gagner du temps.
Vous n’avez pas besoin d’aller chercher midi à quatorze heures. Les stratégies simples ont prouvé leur efficacité, alors mettez-les en place.
Erreur n°3. Surestimer le temps disponible dans sa journée idéale
Les projets à long terme, la réflexion stratégique et l’apprentissage de nouvelles compétences nécessitent énormément de temps, de concentration et d’énergie.
Il est facile de penser avec optimisme que vous avez toute la journée, voire plusieurs heures, pour ce type de travail et de planifier par la suite vos priorités en fonction de cette hypothèse. Cependant, pour beaucoup d’entre nous, les réunions, les emails, les appels téléphoniques et les «questions rapides» prennent une part considérable de notre emploi du temps. Il est assez difficile de limiter les distractions et avoir plusieurs heures devant nous pour les consacrer à un seul projet.
Si vous reconnaissez le temps limité dont vous disposerez pour un travail ciblé, vous pouvez sélectionner plus justement votre priorité absolue et vous protéger des distractions pendant certaines périodes.
RAPPEL :
Même les projets complexes et importants sont généralement associés à des tâches administratives (par exemple, rechercher une référence lors de la rédaction d’un livre) qui ne nécessitent pas autant de concentration ou de créativité. Pour contourner le problème du temps limité pour les travaux les plus difficiles, identifiez ces tâches et insérez-les dans les 15 minutes de réserve dont vous disposez entre les réunions ou dans les périodes libres plus longues pendant lesquelles vous pensez qu’il y aura des interruptions.
Erreur n°4. Le “tout ou rien”
Nous soupçonnons souvent qu’un certain changement d’habitude aiderait notre productivité, mais nous nous sentons psychologiquement résistants à le faire.
Par exemple, vous pourriez penser que dormir davantage améliorera votre productivité, mais vous êtes un couche tard et vous êtes hérissé à l’idée de vous coucher tôt. Au lieu de persévérer sur ce à quoi vous vous sentez résistant, recherchez les changements que vous êtes prêt à faire et qui ne vous semblent pas importants.
Mettez des alarmes pour arrêter de regarder votre téléphone, préparez vos habits pour le lendemain, etc. toute action qui peut vous aider à décaler sans effort l’heure que vous souhaitez. Ne passez pas du tout au rien, à essayer de vous coucher 2 heures plus tôt. Commencez plus petit. Par exemple, endormez-vous 10 à 15 minutes plus tôt. Lorsque vous vous focalisez sur la contrainte, il est difficile d’apporter un changement total. Collectez les gains faciles qui ne déclenchent pas votre résistance psychologique. Lorsque vous réussissez à effectuer un changement discret, votre volonté d’apporter d’autres changements augmentera plus naturellement.
Erreur n°5. Oublier comment effectuer des tâches récurrentes mais peu fréquentes
Si vous effectuez une tâche quotidiennement, vous disposez probablement d’un processus efficace pour l’accomplir. Si vous le faites une ou plusieurs fois par an, vous pourriez ne pas le faire. C’est ici que l’importance des processus s’exprime. Le fait de créer des processus pour ces événements, vous permet de ne plus perdre de temps à les rechercher.
Une fois que vous avez terminé un processus que vous devrez répéter à l’avenir, rédigez vous-même des instructions sur la manière la plus efficace de le faire et enregistrez-les dans un endroit facilement consultable.
Erreur n°6. Sous-estimer les coûts de petites fuites de temps & d'énergie
Passer un peu de temps par-ci par-la sur vos projets globaux importants mais pas urgents et / ou améliorer vos compétences est souvent suffisant pour améliorer considérablement vos résultats généraux par rapport au manque de temps.
D’un autre côté, de petites fuites de temps et d’énergie peuvent avoir un impact négatif plus important que ce que les gens pensent. Ces dix minutes que vous passez à rechercher des clés ou à répondre à un e-mail qui ne nécessite pas de réponse immédiate, est sans conséquence en soi. Cependant, bon nombre de ces cas peuvent perturber votre flux, renforcer un sentiment d’identité négatif et généralement impacter négativement votre énergie.
Lorsque vous créez des systèmes (par exemple, en réduisant les décisions inutiles, en rationalisant et en simplifiant les tâches, en regroupant, en automatisant, en externalisant ou en utilisant des listes de contrôle) qui traitent de petites fuites de temps / d’énergie, vous ressentirez les avantages de clarté mentale qui dépassent de loin les gains de temps.
Erreur n°7: Justifier les mauvaises habitudes
Pensez à la dernière fois que «l’un de ces» e-mails est arrivé.
Vous connaissez ceux dont je parle:C’est le week-end et vous êtes assis autour de la table pour dîner avec votre famille et vos amis. Vous vérifiez votre téléphone et votre week-end est immédiatement ruiné lorsque vous voyez cet e-mail.
Vous restez debout jusqu’à minuit pour élaborer la réponse parfaitement formulée et vous vous effondrez dans votre lit épuisé et anxieux. Plus tard, vous ne vous souvenez de rien du weekend autre que de ce que cet e-mail vous a fait ressentir.
À première vue, il peut sembler que nous ne pouvons rien faire dans ce genre de situations. Je sais que c’est ce que j’ai cru pendant de nombreuses années.
Mais la réalité est que ces situations sont créées à cause de mauvaises habitudes que nous nous avons justifiées:
«Je dois avoir ma boîte de réception ouverte toute la journée»
«J’ai besoin répondre au téléphone coûte que coûte»
«Je dois un livre par jour»
Erreur n°8: Blâmer les autres
Dès le début, j’ai eu la profonde conscience que si je continuais à blâmer certains facteurs externes, comme mes clients, mes collègues, mon patron ou mes engagements personnels, je n’aurais jamais eu le pouvoir d’améliorer ma situation.
Tant que «autre chose» était le problème, j’avais abandonné le contrôle. Je ne pouvais rien faire pour rendre mon travail plus productif ou épanouissant.
C’est une idée difficile à accepter.
Pour commencer, il est plus évident de blâmer les autres. Il est difficile de se regarder dans le miroir et de réaliser que nous avons toujours le pouvoir de résoudre les problèmes. Il est plus facile de transférer une partie de cette responsabilité ailleurs.
Nous acceptons également inconsciemment les contraintes placées autour de nous, que ce soit de notre fait ou pas. Des choses comme les horaires de réunion, la rencontre à laquelle vous vous êtes joint il y a quelques mois et à laquelle vous «devez» assister chaque semaine, ou (dans mon cas) la façon dont j’avais permis aux autres de dépasser les limites et de se comporter d’une manière qui a causé beaucoup de stress et d’anxiété dans ma vie.
Il y a évidemment des facteurs externes que vous ne pouvez pas contrôler comme les demandes de votre patron, le comportement de vos collègues, la politique du lieu de travail, etc. Mais vous avez le contrôle sur l’importance que vous accordez à votre boîte de réception, les habitudes que vous décidez d’adopter ou supprimer, et même si vous choisissez de rester dans un environnement de travail ou une relation malsaine.
Ce changement de mentalité est si fondamental que sans lui, la plupart des erreurs suivantes sont difficiles à corriger.
Si vous ne pensez pas avoir le pouvoir de changer votre situation, vous avez donné le contrôle de votre bonheur et de votre bien-être aux autres.
Les conseils de cet article n’ont pas vocation à résoudre tous vos problèmes de productivité, par contre,ils peuvent vous aider à accomplir les tâches les plus importantes en limitant l’usure et le gaspillage d’énergie.
