La planification par blocs: méthode efficace??
Parlons d’un système qui va booster votre efficacité: la planification par blocs! Cette méthode peut vous aider à arrêter de microgérer votre journée et dire adieu à vos longues TO-DO!
À quelle fréquence regardez-vous votre liste de choses à faire sans savoir par où commencer? Vous sentez-vous dépassé parce que vous êtes sûr qu’il n’y a aucun moyen de tout faire?
Essayer de venir à bout d’une liste de choses à faire en constante évolution peut être un vrai challenge, même pour le meilleur d’entre nous.
Mais si je vous disais que vous pouvez faire plus en une journée sans ajouter du stress ou de l’anxiété, vous aurez du mal à le croire et pourtant… Chacun de nous a le même temps quotidien: 24 heures. Pas plus. Pas moins. Alors, comment pouvez-vous optimiser davantage votre temps dans le temps qui vous est imparti?
Personnellement, je n’aime pas être esclave de mon horloge. Je n’aime pas davantage, la sensation de me précipiter toute la journée.
Les planificateurs traditionnels divisent la journée en heures. Lorsque vous êtes limité à des moments précis pour tout, vous pouvez alors, constamment avoir l’impression d’essayer de suivre un rythme dicté. C’est stressant, surtout lorsque vous prenez un peu de retard. Et à long terme, vous êtes sujet au surmenage et à la baisse de motivation.
C’est pourquoi j’évite de planifier heure par heure, j’ai besoin de flexibilité!
La planification par bloc de temps suit votre rythme quotidien et laisse place à l’imprévue. Lorsque que vous limitez votre temps pour accomplir une tâche, la priorisation devient inévitable et il en découle naturellement une efficacité d’exécution.
Je planifie intentionnellement mes journées en utilisant des blocs et j’adore ça! Avant d’utiliser cette méthode, il me fallait beaucoup de temps pour planifier mes journées et cela me stressait! Aujourd’hui, je suis plus réaliste dans mes attentes, je fais plus sans en faire trop avec des pauses plus régulières! Et j’ai même plus de temps pour moi.
Au vu de la popularisation de cette méthode, je pense que je ne suis pas la seule à avoir bénéficié de tous ces bienfaits. C’est pour cela qu’aujourd’hui je veux partager avec vous cette méthode simple et flexible !
1. Qu’est ce qu’exactement, la planification par bloc ?
La planification par bloc de temps est un système qui fusionne votre liste de tâches (To-do List) avec votre calendrier. C’est une façon de diviser votre journée en sections, ou plages horaires, plutôt que par heure. Vous planifiez votre journée en blocs de temps ou chacun d’eux est dédié à des tâches spécifiques. Pendant une tranche horaire, vous vous focalisez uniquement sur les tâches affectées à ce bloc. Une fois ce bloc de temps terminé, vous passez aux tâches pour le bloc de temps suivant.
Lorsque vous appliquez le blocage du temps à votre journée, vous tenez compte de TOUT. Cela comprend le temps de vous préparer le matin, vos engagements, les temps de transport, vos repas et bien sûr sans oublier votre temps personnel!
Fondamentalement, votre journée peut être divisée en blocs de 2 à 4 heures. Si vous avez tendance à oublier l’heure, vous pouvez toujours régler une minuterie (votre téléphone par exemple). Lorsque qu’un bloc se termine vous passez au suivant, et ainsi de suite.
Cela vous aide à être plus productif tout en vous permettant de rester flexible et de travailler dans l’imprévu. Cette marge de manœuvre élimine l’anxiété liée au respect de l’horloge et à l’impression que vous avez du retard.
Attention!! Ce que n’est pas la planification par bloc:
La planification par blocs N’EST PAS stricte ou rigide. Même s’il faut que vous soyez strict pour vous déplacer entre les blocs, ce que vous faites dans ces blocs peut varier considérablement. Chaque bloc dure de 2 à 4 heures, ce qui vous offre toute la flexibilité dont vous avez besoin. Certains jours une même tâche peut vous prendre 1h mais le jour suivant elle peut vous prendre 20 min. Prenons l’exemple de la création de contenu. Je bloque 2 heures tous les lundis pour ça. Il y a des lundi ou je peux produire 2 épisodes de podcast et 2 semaines de contenue pour instagram mais quelques fois l’inspiration me manque et je ne produit qu’un épisode de podcast et des brouillons . Ce n’est pas grave! Je connais le minimum à accomplir dans cette plage horaire, ensuite c’est tout bonus et cela suit ma condition physique et mentale du jour.
La planification par blocs n’est PAS, non plus, un moyen de surcharger davantage votre journée. Au contraire, cette méthode vous aide à libérer plus de temps pour vous. En effet, elle permet de limiter les distractions et la procrastination afin que vous ayez plus de temps pour faire ce que vous voulez et aimez faire.
- Avez-vous du mal à trouver le temps pour faire de l’exercice? METTEZ-LE DANS UN BLOC.
- Avez-vous un projet à terminer pour votre maison? METTEZ-LE DANS UN BLOC.
- Vous êtes en retard dans votre lessive, vous n’avez plus d’habit à vous mettre? METTEZ-LE DANS UN BLOC.
Au lieu de faire cela au “feeling” et de chercher sans cesse le temps pour faire quelque chose, mettez-le simplement dans un bloc. Ne cherchez plus le temps, créez-le!
RAPPEL:
Cette méthode fonctionne aussi bien pour les tâches à faire que pour les routines ainsi que les temps de pauses (N’oubliez pas d’ajouter du temps pour vous ou même des blocs libres à votre emploi du temps quelque part!)
2. Est-ce que la planification par bloc marche vraiment?
Oui! Pour vous permettre de comprendre le concept plus simplement, revenons au temps du lycée! (oh le coup de vieux pour moi haha!).
Vous vous souvenez de votre emploi du temps? De tous ces blocs classés par matière? Mathématiques, Français, Bio, Philo, etc. Quand une plage horaire commençait nous faisions que la matière dédiée à cette plage horaire, n’est ce pas ? Il n’est jamais arrivé de faire du français alors que c’était la plage horaire des maths, si? Si un prof était absent, on était libre, n’est ce pas ?
Nous étions focus sur la matière en question, puis la cloche sonnait et notre cerveau se préparait déjà à la classe suivante. L’absence de distraction, la clarté de nos emplois du temps nous permettaient d’apprendre efficacement !
La méthode de planification par bloc suit le même principe et c’est pour cela que cela marche! Sauf que maintenant c’est à vous de fixer vos blocs pour faire vos tâches quotidiennes.
Dans chaque bloc que vous prévoyez, vous ne faites que des choses liées au thème du bloc. Et lorsque la cloche sonne (votre téléphone), vous passez à votre prochain bloc et laissez le bloc précédent.
Cela élimine la culpabilité et le stress de votre liste de choses à faire! Et il élimine l’effet de boule de neige non productif du sentiment de retard que l’on peut ressentir.
Lorsque vous donnez le maximum à un bloc, en éliminant les distractions lorsque vous le pouvez, et que quelque chose ne se fait pas, il n’est pas nécessaire de se sentir mal à ce sujet. Cela ne s’est tout simplement pas produit.
Vous le rattrapez la prochaine fois ou bien vous pouvez décider de réorganiser certaines priorités dans ce bloc.
ATTENTION
Lorsque vous planifiez, faites attention à combien vous planifiez dans un bloc. Soyez gentil avec vous-même et soyez réaliste!! C’est la clef pour la réussite.
Ne vous préparez pas à l’échec en planifiant plusieurs tâches importantes en un seul bloc. Si quelque chose est vraiment important et doit être fait, faites-le d’abord. Si vous n’avez toujours pas le temps pour cela, il a peut-être besoin de son propre bloc.
C’est d’ailleurs l’avantage de ce système. Vous pouvez le personnaliser pour répondre à VOS besoins.
3. Les avantages de la planification par bloc
Toujours savoir sur quoi travailler
La planification par bloc structure vos journées et vos semaines en vous laissant de la flexibilité. Il est facile de se sentir submergé juste en voyant la longue liste de tâches qui nous attendent pour la journée! Vous vous sentez dépassé et vous ne savez pas par où commencer.
Lorsque vous planifiez votre journée par des blocs de temps, vous savez toujours sur quoi vous devez travailler et à quel moment. Cela signifie passer beaucoup moins de temps à déterminer sur quoi travailler et beaucoup plus de temps à travailler réellement et concrètement.
Réduire la procrastination
Vous étiez quel type d’élèves? Celui qui fait ses devoirs le jour même dès la consigne connue, pour être libre tout le weekend ou le genre d’élève qui les fait a la dernière minutes avec la classe? C’est toujours le cas à présent?
Aujourd’hui, vous suivez vos propres objectifs avec des dates que VOUS vous êtes fixées, rien ne vous est imposé. Utiliser le système de bloc pour vos journées crée des délais auto-imposés tout au long de la journée, vous êtes en contrôle. Vous avez juste à vous assurer de terminer votre tâche en cours à la fin de la période indiquée.
Augmentation de la concentration
Lorsque vous bloquez votre temps, vous vous engagez envers vous-même à vous concentrer uniquement sur la tâche à accomplir. Le fait également de planifier des blocs pour vous reposer et prendre soin de vous ou tout simplement pour flemmarder, permet une plus grande concentration pendant les temps de travail qui demande des efforts particuliers.
Lorsque vous ne planifiez pas votre journée à l’avance, il peut être difficile de protéger votre temps. Si quelqu’un vous demande quelque chose, vous priorisez cette invitation car rien n’est écrit sur votre emploi du temps. Mais ce temps aurait peut-être pu être utilisé pour travailler sur vos objectifs.
Cette méthode aide à prioriser vos objectifs en amont et à ajuster les demandes extérieures à votre emploi du temps, et non pas l’inverse! Vous pouvez soit refuser poliment en disant que vous avez déjà un engagement à ce moment-là ou le placer pendant vos blocs libre prévu à cet usage.
4. Est-ce que la Planification par bloc est pour vous?
Vous reconnaissez-vous?
- Avez-vous déjà eu du mal à trouver le temps de faire les choses dont vous avez besoin et que vous voulez faire?
- Avez-vous déjà souhaité qu’il y ait plus d’heures dans une journée?
- Vous êtes-vous déjà senti surpris de voir à quel point il est difficile de faire avancer les choses?
- Vous êtes-vous déjà senti fatigué ou dans un état constant de rattrapage?
- Vous êtes-vous déjà senti dépassé par votre liste de choses à faire?
- Avez-vous de jeunes enfants? Des enfants plus âgés? Pas d’enfants?
- Avez-vous le même horaire tous les jours? Cela change-t-il de jour en jour?
Oui ?? alors cette méthode est pour vous! C’est simple, personnalisable et surtout, elle est adaptable dans une longue durée!
“J’aime pas la planification, c’est trop de travail et je ne suis pas discipliné…"
Cela peut également fonctionner pour vous. Essayer petit à petit! Commencez par créer un bloc.
- Choisissez une période de 2 à 4 heures dans votre journée que vous pouvez constamment bloquer.
- Choisissez ensuite quelques tâches que vous aimeriez accomplir à ce moment de la journée
- Tenez-vous-y pendant au moins une semaine.
Après cette semaine, voyez comment cela marche pour vous. Puis ajoutez un second bloc, et recommencez le processus.
“Mon emploi du temps est différent tous les jours…”
Ici vient tout l’intérêt de planifier vos blocs par semaine! Certains bloc peuvent être répétés tous les jours (routines, engagement avec vos enfants, etc.) mais d’autres sont hebdomadaires, avec des fréquences différentes. Les tâches au sein de ces blocs peuvent varier d’un jour à l’autre, mais faites de votre mieux pour que rendre les horaires adaptés,cohérents.
Je vous conseille de travailler alors sur votre semaine idéale pour planifier ensuite vos journées.
5. Comment planifier par blocs?
Rentrons dans le cœur du sujet! Voyons comment planifier par bloc afin que vous puissiez le mettre en œuvre immédiatement.
- Divisez votre journée en blocs de 2 à 4 heures. Toutes les 24 heures. Essayez d’éviter les blocs de moins de 2 heures (sauf les blocs repas, quoi que …) et les blocs de plus de 4 heures (sauf le bloc de sommeil!). Mais attention, ne soyez pas trop précis avec les heures correspondantes aux blocs.
- Donnez un thème aux blocs. Soyez plus générique que spécifique. N’oubliez pas que nous ne voulons pas que quoi que ce soit trop restrictif. (routines, développement personnel, services client, administration, etc.)
- Notez tout ce que vous aimeriez faire dans ce bloc. Dans l’ordre si vous le pouvez. Mais soyez prudent ici, il faut être réaliste!!. Il est très facile de trop prévoir dans un même bloc, surtout si vous êtes super motivé et en ébullition lorsque vous planifiez.
- Essayez de déterminer en avance le temps nécessaire à chaque tâche importante pour éviter de surcharger vos blocs. Mais attention si vous devenez trop précis pour chaque tâche et blocs, vous faites à nouveau de la microgestion. Personnellement je n’ai que 3 tâches importantes par jour.
- Déterminez quels sont les blocs qui nécessitent une isolation particulière. Utiliser les méthodes nécessaires pour limiter les distractions pendant cette plage horaire. Vous aurez la flexibilité dans d’autres blocs pour parcourir les réseaux sociaux et répondre à vos potos!
- Si nécessaire: Réglez une minuterie sur votre téléphone à la fin de chaque bloc. Elle vous assurera de maintenir vos blocs. Conseil: réglez la sonnerie au moins 15 minutes avant la fin du bloc pour vous laisser le temps de clore la tâche en cours.
- N’oubliez pas un bloc pour dormir! Votre dernier bloc est votre bloc de sommeil. Nous avons tous besoin de sommeil pour notre bien mental et physique!
Vous avez maintenant une feuille de route pour planifier votre journée. Je planifie généralement ma journée la veille (vers 4h). Ça me permet d’avoir l’esprit libre le soir. Planifier sa journée devient plus simple et rapide car vos blocs sont déjà en place, vous n’avez qu’à y ajouter des tâches à l’intérieur.
Vous pouvez alors vous sentir plus en contrôle, plus productif et vous trouverez plus de temps!
Pour la méthode complète de planification: Téléchargez ci-dessous mon guide gratuit pour planifier votre semaine idéale et le système de bloc!
BONUS: Les étapes à considérer lorsque vous planifiez!
1. Bloquer les non-négociables et les engagements personnels
La première chose à faire est de bloquer les engagements et le temps personnels. Ce sont vos non négociables. Voici un exemple:
2. Bloquer les tâches récurrentes et ses routines
La seconde étape est de bloquer ses tâches récurrentes et routines. Cela signifie bloquer sa routine matinale et les activités récurrentes comme par exemple des séances de sport.
3. Énumérer les choses à faire dans la semaine a venir
Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pouvez vous pencher sur toutes les tâches que vous voulez accomplir tout au long de la semaine.
4. Remplir ses blocs de temps à l'aide de sa liste de tâches
Une fois que vous avez fait la liste de tout ce que vous voulez faire, vous pouvez répartir les tâches dans les blocs de votre calendrier. Essayez de regrouper les tâches similaires aussi souvent que possible suivant les thèmes de vos blocs.
5. Laisser respirer son emploi du temps
Assurez-vous de ne pas planifier de tâches pour chaque minute de chaque jour. Ce n’est tout simplement pas réaliste! Espacez les blocs en créant des intervalles, particulièrement si vous devez vous déplacer! J’aime prévoir des pauses de 20 à 30 minutes de temps à autre entre certains blocs et je bloque aussi des temps libres!
Voici un exemple de calendrier après avoir pris en compte le temps intermédiaire et mes temps libres:
6. Restez fidèle à votre horaire
Le blocage du temps ne fonctionne réellement que si vous restez fidèle à votre emploi du temps. Il est important de passer du temps à créer votre semaine idéale et vos bloc en y incluant vos engagements (envers les autres comme envers vous-même). La seule discipline que requiert cette méthode est le respect envers soi! Même si l’envie vous passe vous irez quand même à un rendez-vous avec votre meilleur ami, n’est ce pas? Alors faites de même avec vous-même. Si vous vous êtes bloqué 2 heures pour votre développement personnel ou votre bien être faites en un non-négociable!!
En effet, vos tâches planifiées ne seront terminées que si vous vous y consacrez réellement pendant le temps imparti, le temps que vous vous êtes imparti. Une fois que vous commencez à rompre vos engagements envers vous-même, vous êtes plus susceptible de le faire encore et encore. Et le surmenage fera vite son apparition!
Mais en respectant votre emploi du temps, vous vous prouvez que vous êtes quelqu’un qui respecte ses engagements envers vous-même, et vous serez enfin prêt à accomplir bien plus que vous ne pouvez l’imaginer!
Il est difficile de maîtriser parfaitement son temps et être constamment productif, faire tout ce que vous avez prévu. Il y aura toujours des jours ou des semaines improductifs où vous n’accomplirez tout simplement pas toute votre liste de choses à faire.
Cependant, le blocage du temps m’a apporté énormément et m’assure que tout est fait la plupart du temps.
Il y a une multitude de stratégies de gestion de temps qui peuvent ou pas vous correspondre. Mais si vous n’avez pas encore trouvé LA stratégie idéale pour vous, essayez la planification par bloc de temps.
MAINTENANT C’EST TON TOUR!
Êtes-vous prêt à essayer la planification en bloc?
Je vous renvoie également à télécharger mon ebook gratuit pour planifier votre semaine idéale!!
