Les voleurs de temps sont un vrai fléaux. Chaque jour, je vois mes collègues, aux prises avec leur devoir, répondre au téléphone toute la journée et travailler jusqu’à minuit pour faire ce qu’ils ne pouvaient pas faire pendant la journée. J’ai participé à tant de réunions sans fin, sans efficacité, j’ai tant perdu d’heures en train / avion pour faire une heure de meeting avec un client. Il en résulte des heures de travail écrasantes et supplémentaires qui aboutissent à la fameuse phrase « Je n’ai pas de TEMPS ».
Même si vous êtes le meilleur dans l’organisation de votre calendrier et de vos tâches, certains facteurs peuvent venir à votre encontre. Certaines choses inattendues se produisent toujours, et vous devez les gérer de toute urgence. Ces facteurs extérieurs peuvent être une plainte d’un client, un retard de livraison, une demande de remboursement, un problème de logiciel, une réunion de dernière minute, etc. C’est l’imprévisible quotidien.
Vous ne pouvez pas contrôler ou empêcher tous ces événements, vous devez y faire face. Cependant, pas de panique, la plupart de ces événements inattendus sont liés à une attitude individuelle qui peut être corrigée pour éviter de perdre du temps.
Notre objectif ici n’est pas d’apprendre à les éviter, mais à les gérer pour ne pas perdre trop de temps. Comment y parvenir ? Passons en revus sept « voleurs de temps » pour minimiser leur impact.
1. Distraction et interruption
C’est la cause la plus fréquente de perte de temps lorsque vous travaillez (surtout si vous travaillez en entreprise): appels téléphoniques, emails, longue pause, notifications sur votre ordinateur ou votre téléphone, etc. Ces interruptions lorsque vous travaillez sur des tâches affectent non seulement votre efficacité, mais vous font également perdre du temps. En effet, après avoir été interrompu, vous devez revoir ce que vous faisiez. Plus complexe est votre projet, plus long sera le temps que vous perdrez pour vous y remettre. Il est difficile de réaliser le vrai impact que cela à sur votre productivité. Des chercheurs de l’Université de Californie à Irvine ont constaté qu’il fallait environ 23 minutes pour revenir là où on s’était arrêté avant une interruption. Pouvez-vous imaginer ? Alors, comment y faire face ?
Plusieurs moyens d’y remédier :
- Désactivez les notifications de votre téléphone (SNS, email, appels, etc.) lorsque vous êtes occupé par un projet ou une tâche spécifique qui demande de la concentration.
- Ayez un lieu de travail clair et rangé pour éviter toute distraction visuelle
- Fermez votre porte si vous avez un espace de travail personnel
- Mettez vos écouteurs pour informer les autres que vous êtes occupé (en espace ouvert) ou pour tout simplement ne pas être dérangé par des bruits sonores extérieurs.
2. Réunions inutiles et sans fin
La plupart des cadres supérieurs consacrent environ 30 à 40 % de leur temps aux réunions. C’est bien si cela peut vous aider à atteindre vos objectifs, mais il y a beaucoup de réunions qui ne le sont pas. Avez-vous déjà participé à ces réunions inutiles ou / et sans fin, qui prennent tout votre temps et votre énergie ? Ces réunions en général n’ont pas d’ordre du jour, sont interminables, non indispensables, dirigées par une ou quelques personnes seulement, vont dans de multiples directions et n’aboutissent pas à un plan d’action.
Comment éviter ce genre de rencontres ?
- Annuler ou éviter une réunion inutile
- Toujours demander un agenda et s’inquiéter de l’ordre du jour
Si vous ne pouvez pas éviter une réunion, utilisez ce temps pour faire quelque chose qui vous aidera à être efficace juste après la réunion (liste de choses à faire, structure de présentation, etc.)
3. Emails
Les emails sont une excellente invention en termes de communication (rapide). Cependant, la façon dont nous l’utilisons peut en faire un voleur de temps non négligeable. En 2015, Le magazine Forbes a mentionné que « selon Mimecast, une entreprise de gestion de messagerie électronique, nous passons environ la moitié de notre journée de travail (quatre heures) à utiliser la messagerie électronique ».
Vous vous rendez compte ? 4 heures par jour consommées par des emails !!
Afin de perdre moins de temps sur les e-mails, voici quelques conseils :
- Décidez de l’heure exacte à laquelle vous allez vérifier et répondre à vos emails. Il vaut mieux les regarder après avoir terminé une tâche importante et ne jamais envoyer d’email au tout début ou à la fin de la journée. JAMAIS!! (sauf si vous voulez vous miner le moral)
- Toujours séparer les emails personnels et professionnels.
- Mettez en place un système très strict de gestion de votre boite mail pour gérer les e-mails lus et non lus.
- Essayez d’utiliser “ l’objet” pour vous aider à classer rapidement vos e-mails [IMPORTANT] [URGENT] ou tout ce qui peut vous aider. Vous pouvez apprendre à votre team et même à vos clients à faire de même.
4. La recherche interminable de documents (le chaos)
Nous avons tendance à télécharger les pièces jointes de nos emails ou autres fichiers sans vraiment prendre le temps de les classer. Avoir des fichiers partout transforme votre ordinateur en chaos et il vous sera très difficile de retrouver un fichier spécifique. C’est pour cela qu’il vaut mieux prendre le temps de classer ses fichiers en amont pour ne pas perdre de temps plus tard.
Comment éviter cette perte de temps :
- Bannir ce qui est inutile : vous devez enlever de votre ordinateur tout ce dont vous n’avez pas besoin quotidiennement et les ranger dans des dossiers spécifiques. Je vous conseille de faire un petit trie une fois par mois environ.
- Créer un dossier temporaire : Vous pouvez y mettre tous les fichiers dont vous n’avez pas besoin pour les tâches en cours, mais que vous ne voulez pas encore classer définitivement.
- Développer un système de classification : mettez en place un système de classification structuré avec des codes pour hiérarchiser vos différents dossiers.
5. Le manque d’informations
Le manque d’information peut être un réel frein pour votre productivité. Il peut soit vous amener à faire de longues recherches, soit vous faire travailler de longues heures pour finalement se rendre compte que votre client voulait autre chose.
Comment minimiser l’impact de ce voleur de temps :
- Mettre en place la structure et le plan d’action de vos projets : déterminez brièvement les différentes étapes de vos projets projet et vérifiez quels sont les renseignements dont vous aurez besoin et à quel moment (liens utiles, fichiers, templates, etc.).
- Organiser les informations : déterminez quelles informations vous pouvez trouver par vous-même et celles dont vous recourir à une aide extérieure
- Fixer des délais : Prévoyez le temps nécessaire pour trouver toutes les informations nécessaires à la réalisation de votre projet. Et fixer les délais avec les personnes qui vous aident.
6. Prendre les responsabilités des problèmes des autres
Certaines personnes ont des difficultés à déléguer. D’autres sont victimes des problèmes de leurs collègues, famille ou connaissances. Ils assument la responsabilité de tâches qui ne devraient pas être accomplies par eux. Il en résulte un gros stress et beaucoup de temps mal utilisé.
Passez-vous beaucoup de temps à résoudre et à assumer la responsabilité des problèmes des autres ? Ne paniquez pas, vous n’êtes pas seul. Et j’en suis complètement coupable…
Vous pouvez écouter, aider vos connaissances ou votre team pour les aider à trouver la solution à leur problème. Mais ne cherchez pas à résoudre et à prendre la responsabilité du problème par vous-même. Nous avons tous assez de problèmes pour en plus résoudre ceux des autres.
N’oubliez pas : Lorsque vous ne ferez plus “à la place de”, vous verrez votre stress diminuer et votre temps doublement augmenter.
7. Trop s’inquiéter
Le dernier des voleurs de temps que je voudrais aborder n’est pas vraiment un facteur externe, mais plutôt le résultat de facteurs externes. Il est lié à notre état d’esprit, comment nous abordons émotionnellement l’imprévu. Ça peut être un vrai problème qui résulte sur de la procrastination ou autre blocage. En pensant trop à nos problèmes et peur de l’inconnu, nous augmentons notre anxiété. Du coup, entre-temps, les tâches que nous avons à accomplir seront mises de côté et nous n’arrivons plus à avancer.
L’inquiétude excessive peut nous pousser vers la procrastination. Ceci est dû à un phénomène appelé « paralysie de l’analyse ». Face à un problème que nous ne savons pas comment traiter, nous passons tellement de temps à réfléchir à des solutions possibles que nous ne faisons rien.
Pour cette raison, s’inquiéter pendant des heures et des heures n’est jamais une stratégie efficace pour résoudre un problème. La prochaine fois que vous tomberez sur ce voleur de temps, essayez de commencer à agir même si vous ne connaissez pas toutes les réponses ou de couper le cycle de pensée en concentrant votre attention sur d’autres questions.
Faire une liste de ce que vous pouvez contrôler et ce que vous ne pouvez pas aide énormément à se focaliser.
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Voilà !
Nous avons passé en revue sept voleurs de temps qui sont dus à des facteurs externes.
Les imprévues sont une part de notre vie que nous ne pouvons pas contrôler. Il y aura toujours quelque chose qui viendra s’immiscer dans votre emploi du temps.
Il est donc important de retenir que l’organisation personnelle et votre état d’esprit seront deux éléments indispensables pour minimiser leurs impacts sur votre travail et sur votre emploi du temps.
Quel est votre plus grand voleur de temps ??
