Si vous passez trop de temps dans les urgences, ce n’est pas par un manque de temps, c’est par un manque de priorités!
Avez vous déjà ressenti que vous n’aviez aucun contrôle ?
Avez-vous déjà eu le sentiment de n’avoir aucun mot à dire sur ce qui se passe pendant votre journée de travail ?
Réagissez-vous simplement à tout ce qui vous entoure ?
Il est commun de se plaindre des circonstances, des conditions de travail, de son environnement, des autres et même du temps imparti. Mais rappelez-vous, VOUS ETES responsable de votre propre vie et de votre business ! REMETTEZ-VOUS EN QUESTION!
Il est impossible d’être productif si vous n’avez pas le contrôle.
C’est le changement de votre état d’esprit qui apportera les résultats les plus rapides dans votre niveau de productivité. Il vous faut passer d’un comportement réactif à un comportement proactif.
Qu’est-ce que je veux dire par là?
Être proactif, c’est se concentrer sur des tâches, se sentir aligné sur ses objectifs à long terme.
Et être réactif, c’est continuer à faire des tâches qui n’apportent que des avantages à court terme. Les tâches réactives ne sont généralement pas le résultat d’une planification, elles sont le résultat d’un stimulus externe et d’une urgence.
Si vous passez trop de temps dans les urgences, ce n’est pas par un manque de temps, c’est par un manque de priorités !
1. Tâches réactives vs proactives
Les tâches réactives et proactives ont généralement des caractéristiques communes mais l’approche de leur exécution est complètement différente.
Voici un tableau comparatif qui va vous aider à mieux comprendre les différences :
2. Comment savoir si vos tâches sont majoritairement réactives ou proactives ?
Le principe d’Eisenhower nous apprend à prioriser nos tâches par importance. Important / Urgent, Important / non-urgent, Urgent / non-important et Non-urgent non-important.
L’utilisation de ce cadran vous permet de voir rapidement la différence entre les tâches réactives et proactives.
En effet, la grande majorité des tâches urgentes / non importantes sont réactives, et la grande majorité des tâches importantes / non urgentes sont proactives.
Pour le formuler d’une autre manière, les tâches réactives ne sont généralement pas importantes et les tâches proactives sont très importantes, en particulier à long terme.
Pour vous aider à prendre conscience de la nature de vos tâches, voici un exercice simple :
1. Parcourir sa liste de tâches et diviser toutes les tâches réactives des tâches proactives.
Pour obtenir un résultat plus précis, il est essentiel de ne pas compter les tâches quotidiennes qui doivent être effectuées quelles que soient les autres circonstances (Par exemple «faire les courses», etc.).
2. Comparer les listes obtenues et calculer le ratio.
Un peu d’algèbre, prenez le nombre de tâches réactives obtenues et divisez le par le nombre total de vos tâches (proactive et réactive). En multipliant ce dernier par 100 vous obtenez le pourcentage de vos tâches qui sont réactives. La différence avec 100 est votre ratio pour les tâches proactives.
Exp : 36 taches réactives et 14 proactives soit 50 au total
36/50*100 = 72.
Nous venons de calculer que nous consacrons 72% de notre temps à des tâches réactives et seulement 28% de notre temps à des tâches proactives dans notre exemple. Ce n’est pas très bon !
3. Quel est le ratio idéal entre les tâches réactives et proactives
Peut-être que passer du temps strictement à des tâches proactives est un idéal difficile à atteindre. Cependant, passer 80% de son temps sur des tâches proactives et seulement 20% de temps sur des tâches réactives est un objectif réaliste que tout le monde peut atteindre. Une fois que vous aurez atteint cet équilibre, votre vie sera à jamais différente – de la meilleure façon possible.
Pourquoi ?
Parce que vous irez dans la bonne direction, chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, afin d’accomplir vos objectifs de vie étape par étape. Les résultats s’inscrivent sur le long-terme.
Bien sûr il y aura des hauts et des bas, mais la tendance générale sera incontestable. Le plus important est d’agir avec intention vous permettra de prendre le contrôle sur votre vie, d’être dans la maîtrise.
4. Travailler dans l’urgence est-il une forme de procrastination ?
La procrastination n’est pas qu’une mauvaise chose même si on a l’impression d’être improductif. En fait, cela peut vous rendre quelques fois très productif pour d’autres aspects de votre vie – par exemple, vous pouvez nettoyer tout votre appartement en un temps record lorsque vous procrastinez, et réaliser d’ autres types de “travail acharné”.
La procrastination est mauvaise lorsqu’elle a pour origine la peur, des craintes liées à l’exécution de tâches importantes (tâches proactives). Cela fait de vous l’esclave du monde qui vous entoure et quelques fois vous ne vous rendez même pas compte que vous procrastinez.
Alors, quel est le lien entre les tâches proactives et la procrastination?
Chaque fois que vous effectuez des tâches réactives au lieu de tâches proactives, vous procrastinez.
La procrastination vous pousse à effectuer des tâches réactives au lieu de tâches proactives, car elles sont plus faciles, plus sûres et avec des avantages immédiats. Pour autant que je sache, vous pouvez ajouter des tâches telles que «scroller sur son téléphone» à votre liste de tâches avec d’autres tâches réactives et les compléter avec une grande satisfaction et un sentiment de productivité. C’est ainsi que cela fonctionne et que vous vous mentez à vous même. C’est pour cela que vous devez reprendre le contrôle et reprendre le pilotage manuel de votre vie.
5. Comment passer plus de temps sur des tâches proactives
Vous aimeriez consacrer plus de temps et d’efforts à des tâches proactives ?
Bien ! Ce n’est pas si sorcier. Voici quelques conseils:
- Éliminer certaines de vos tâches réactives. Créez une nouvelle liste de tâches appelée «À NE PAS FAIRE» et déplacez-y une partie de vos tâches réactives.
- Créer des tâches plus proactives. Idéalement, ce sont généralement des tâches qui vous passionnent. Si vous pouvez proposer des tâches qui vous enthousiasme, vous êtes sur la bonne voie.
- Apprenez à dire «non». Être confiant est crucial. Quand quelqu’un vous délègue une tâche que vous ne voulez pas faire, dites-le simplement. Vous avez des choses plus importantes à faire.
- Toutes les tâches des autres ne sont pas réactives – même les tâches des autres peuvent être proactives, en particulier lorsqu’elles sont alignées sur vos objectifs à long terme. Lorsque vous partagez vos objectifs avec votre patron ou votre partenaire commercial, les tâches proactives viennent naturellement. Mais si vous voulez quelque chose de complètement différent de votre patron, il est peut-être temps de chercher un nouveau patron.
- Pour avoir des idées de tâches proactives, répondez aux questions suivantes:
- Que remettez-vous toujours à plus tard ?
- Qu’allez-vous (toujours) faire plus tard ?
- Quelles tâches suscitent le plus d’excuses ?
- Qu’est-ce que tu veux vraiment faire ?
Il n’est jamais vraiment trop tard pour faire toutes ces choses ! Malheureusement, vous pourriez vous réveiller un jour et réaliser qu’il est en effet trop tard. Vous ne savez jamais ce qui va se passer, alors profitez du présent. Faites un travail significatif maintenant afin de récolter les fruits de vos efforts plus rapidement.
Nous avons tendance à remplir notre vie de tâches réactives, urgentes afin de fuir la réalité. Il est si simple de donner la responsabilité de nos échecs aux événements extérieurs. Et puis c’est tellement plus agréable d’avoir des résultats rapides.
Malheureusement, seules les tâches proactives peuvent offrir des solutions permanentes. Chaque fois qu’une nouvelle tâche réactive vient à vous, demandez-vous : “que puis-je faire pour que des tâches comme celle-ci cessent de venir ?”. La réponse vous donnera une idée de tâche proactive qui peut améliorer votre vie en permanence.
Rappel : tu es le maître de ton temps et de ta vie, pas les circonstances ou les autres personnes autour de toi.
Vous avez la capacité de progresser vers une vie plus productive et d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés, alors qu’attendez-vous ?
